Con la llegada del teletrabajo o del trabajo a distancia, surgen algunas dudas y situaciones que antes no teníamos y que se deben afrontar. Por ejemplo, el control de horarios, la comunicación y la sincronización y seguridad de los datos.
De este último aspecto es del que vamos a hablar en este artículo. Existen métodos y herramientas para asegurar que los datos, tanto los de la empresa como los personales, están seguros con el trabajo remoto.
Definir la política de acceso a los datos
Cuando se trabaja en la empresa, el acceso a la información y los datos se hace bajo el control de la organización. Dependiendo del puesto, se suele trabajar bajo una red local que cuenta con varios protocolos de seguridad. En cambio, cuando pasamos a trabajar desde casa o en remoto, la situación cambia. Para afrontarla, se deben establecer varios criterios de seguridad por parte de la empresa para que el trabajador o trabajadora los cumpla.
Por ejemplo, se deben determinar qué formas de acceso remoto se permiten y mediante qué dispositivos. La ley del teletrabajo estipula que la empresa debe ofrecer todo el equipo necesario para poder llevar a cabo todas las tareas. Por lo tanto, no tendría por qué accederse a la información de la empresa a través de aparatos personales. Aún así, es recomendable que quede estipulado para que no haya problemas.
Por otro lado, deben establecerse las restricciones necesarias dependiendo del puesto de trabajo, la responsabilidad o las necesidades que se requieran para hacer dicho trabajo. Por ejemplo, para un puesto de redacción o de creación de contenido, no tendría que ser necesario acceder a la información del departamento de contabilidad o de desarrollo.
Utilizar aplicaciones y herramientas seguras
Una vez está claro a qué información se puede acceder y desde qué aparatos, hay que asegurarse de que se haga de la forma más segura posible.
Hoy en día, son muchas las aplicaciones que permiten compartir y sincronizar automáticamente archivos en línea de forma segura y con restricciones para aquellas personas que no deban acceder a ellas. Por ejemplo, Dropbox, Google Drive, OneDrive…
Aparte de eso, es importante establecer contraseñas de acceso a ficheros con datos sensibles lo suficientemente fuertes como para que sea complicado quebrantarlas. También se puede optar por el cifrado del contenido en el caso de bases de datos o documentos.
Por otro lado, es recomendable utilizar una VPN (virtual private network o red virtual privada) para conectarse de forma remota y todavía más segura a estas aplicaciones, softwares o, incluso, a recursos web con información compartida. Son muchas las opciones que existen y el precio es muy asequible en comparación con la seguridad que ofrecen.
Hacer las copias de seguridad necesarias
Una vez esté establecido todo lo anterior, hay que decidir si se hacen copias de seguridad de los archivos y cómo hacerlo para poder proteger los datos de las empresas y de las personas implicadas.
La mayoría de las aplicaciones guardan una copia en la nube, pero no en local. Excepto si trabajas con aplicaciones como Dropbox, que te permite acceder a los ficheros aún sin conexión (solo tendrás acceso a la última actualización que se pudo hacer con conexión). Por eso, es interesante debatir y decidir si es necesario hacer una copia de seguridad física, cómo hacerla y con cuánta frecuencia.
En este caso, no es recomendable hacerla en local si el equipo de trabajo es personal y no de la empresa. Una de las mejores opciones es utilizar un disco duro extraíble o una memoria USB, si el tamaño de los ficheros lo permite. De este modo, se podrá acceder a los archivos o recuperar información en caso de que haya problemas con el sistema.
Establecer opciones de ayuda y soporte
Por último, aunque no es menos importante, la empresa debe preparar la documentación necesaria o, en su defecto, ofrecer la formación requerida para que el trabajador pueda instalarse y hacer su trabajo desde casa sin problemas.
Además, debe tener disponible, bien en forma de documento o bien en forma personal, la información y ayuda necesaria para enfrentarse a problemas o complicaciones con los programas, redes o herramientas de trabajo.
En conclusión, para crear un entorno de trabajo seguro en casa, es imprescindible que se estipulen unas reglas básicas de acceso y que los trabajadores y trabajadoras tengan los recursos (logísticos y de información) necesarios para accederlas.
Del mismo modo, deben utilizarse aplicaciones y programas que ofrezcan buenas opciones de seguridad, seguir buenas prácticas y, siempre que sea necesario, hacer copias de seguridad para evitar perder información importante.
Ultima actualización el 19 de abril del 2024